Pärast konto aktiveerimist saate hakata TascU tööajaarvestussüsteemi kohandama vastavalt oma vajadustele.
1. Logige sisse halduspaneeli kaudu, mille lingi (s.h kasutajatunnuse ja parooli) leiate teile saabunud e-mailist.
2. Palun muutke oma parool, selleks tuleb avada tab “Workers”, kerige allapoole ja vajutage nupule “Edit” vastava kasutaja juures ning seejärel “Update”).
3. Lisage töötajatele kontod ja esmased paroolid (tab “Workers”).
4. Kohandage koefitsiente vastavalt oma vajadustele (tab “Coefficients”).
5. Kohandage seadeid vastavalt oma vajadustele (tab “Settings”).
6. Lisage projektid või ülesanded. (tab “Projects”).
7. Töötajad saavad nüüd alustada tööaja ja/või ülesannete registreerimist, logides sisse oma kasutaja ja parooliga.
8. Töötajatel on soovituslik kohe esimese sisselogimise järgselt oma parool ära muuta!
Kiirjuhend
TascU halduspaneel, erinevate tab-ide kirjeldused:
Projects – Selles jaotises saab luua, kuvada ja muuta projekte või ülesandeid.
Projekti või ülesande määramiseks ainult konkreetsele töötajale valige töötaja nimi või nimed nimekirjast. Mitme töötaja valimiseks hoidke all ctrl-klahvi.
Töötajate valiku eemaldamiseks kasutage samuti ctrl-klahvi ja klõpsake nimedel, seejärel vajutage all olevat nuppu “Update”.
“Assessment” lüliti rakendab hindamise sellele projektile või ülesandele – kui projekt suletakse, arvutatakse töötaja kumulatiivne koefitsient automaatselt vastavalt töötulemustele ning piirangutele, mis on määratud tab-is “Coefficients”.
Kui soovite projekti seadei muuta, vajutage nupule “Edit”.
Projekti kustutamiseks vajutage nupule “Delete”.
NB! Kui vastavasse projekti on juba registreeritud töötunde, ei saa seda kustutada. Kõigepealt tuleb eemaldada kõik registreeritud töötunnid. See on turvameede, mis hoiab ära projektide kogemata kustutamise, kuhu on töötajad juba töötunde registreerinud.
Projekti staatuse muutmiseks valige uus olek rippmenüüst “Project Status” ja vajutage nuppu “Save”.
Projekti detailse aruande vaatamiseks vajutage projekti nimele – aruanne avaneb uues tab-is.
Project Number – Vabalt valitud projekti või ülesande identifitseerimisnumber.
Project Name – Vabalt valitud nimi projektile või ülesandele.
Estimated Cost – Hinnanguline eelarve.
Additional Cost – Täiendavad kulud, mis lisanduvad Estimated Cost väärtusele.
Final Cost – Arvutatakse automaatselt (Estimated Cost + Additional Cost).
Estimated Workhours – Hinnanguline töömaht tundides.
Hourly Cost – Arvutatakse automaatselt (Final Cost jagatud Estimated Workhours).
Planned Start – Projekti alguskuupäev.
Planned End – Projekti lõppkuupäev või tähtaeg.
Workers – Selles jaotises saab töötajaid lisada, keelata, eemaldada, muuta tunnitasu ja koefitsiente ning muuta paroole.
Name – Töötaja täisnimi.
Username – Töötaja kasutajanimi.
Password – Parool sisselogimiseks.
Role – Töötaja roll (võimalused: Worker või Admin).
Salary Per Hour – Tunnitasu
Coefficient – Jõudluskoefitsient (vaikimisi 1.0).
Cumulative Coefficient – Automaatselt kohanduv jõudluskoefitsient (vaikimisi 1.0).
Workhours
Registreeritud töötundide kirjete vaatamiseks/muutmiseks.
Kõik tööajakirjed on algselt olekus “Registered”. Enne raporteid ja palgaarvestust tuleb need kinnitada administraatori poolt.
Iga tööaja registreeritud tööajakirjet saab kinnitada selle olekut muutes. Samuti saab mitu kirjet korraga muuta, valides need loendist ja kasutades tabeli päises olevat masstoimingute funktsiooni.
NB! Tähele tasuks panna, et töötajate poolt sisestatud tööajakirjeid ei saa muuta – kui tööaeg on töötaja poolt registreeritud valesti, tuleb olemasolev kirje kustutada ja korrektselt uuesti sisestada.
Project – Projekti/ülesande valik rippmenüüst.
Worker – Töötaja valik rippmenüüst.
Start Date/Time – Töö alustamise kuupäev ja kellaaeg.
End Date/Time – Töö lõpetamise kuupäev ja kellaaeg.
Hours Worked – Arvutab automaatselt töötatud aja.
Salary at Time – Kui saadaval, kasutatakse palga arvutamiseks.
Salary Earned – Arvutatakse teenitud palk.
Work Type – Kui ülesanne koosneb mitmest tööliigist, saab selle määrata siia.
Comment – Vajadusel lisakommentaar tööaja kirje kohta.
Coefficients – Koefitsientide seaded.
Default Value – Algväärtus, vaikimisi 1.0.
Min Value – Koefitsiendi minimaalne lubatud väärtus.
Max Value – Koefitsiendi maksimaalne lubatud väärtus.
Auto Step Up – Koefitsiendi sammuline tõus (nt 0.01).
Auto Step Down – Koefitsiendi sammuline langus (nt 0.01).
Works Count For Average – Viimaste hinnatud tööde/ülesannete arv, mille põhjal arvutatakse töötaja kumulatiivne jõudluskoefitsient. Nt 5 tähendab, et viimase 5 ülesande põhjal arvutatakse uus jõudluskoefitsiendi väärtus.
Rules
Palgaarvutuse reeglite lisamine, mis kohandavad automaatselt töötasu kindlate tingimuste e. reeglite alusel.
Näide: Saab lisada reegli, mis kehtib kõigile töötajatele kell 22:00–06:00 ning korrutab tunnitasu 1.25-ga (kasutatakse öötööliste puhul). Nt kui baastöötasu on 8€/h, siis öisel ajal on see 10€/h (8€x1,25=10,0€/h)
Reeglid võivad kehtida ka kindlal kuupäeval.
Seda on mõistlik kasutada näiteks riigipühade jms. päevade korral, kui töötajatele tuleb maksta seaduse järgi kõrgemat töötasu.
Kui kuupäev ja kellaaeg on määratud, siis rakendub reegel ainult vastaval kindlal ajal.
Igapäevaste korduvate reeglite jaoks jätke kuupäev määramata.
Reeglite puhul toetatud tehted: Multiply (korrutamine), Divide (jagamine), Add (liitmine), Subtract (lahutamine).
Kõige lihtsamalt öeldes on reeglitega võimalik seadistada loogikat, kus teatud kuupäeva/kellaaja või ajaperioodi puhul arvutatakse töötasu ümber, kasutades valitud matemaatilist tehet.
Näide: Reegel: 22:00-06:00 (kuupäeva määramata), tehe Multiply (korrutamine), väärtus Value (1,25), töötajaid pole valitud (s.t reegel rakendub kõigile) rakendatakse juhul kui töötaja tööaeg langeb ööajale vahemikus 22:00-06:00, siis töötaja tunnitasu korrutatakse 1,25-ga.
Lisavõimalusena on võimalus valida töötajad, kellele antud reegel kehtib. Kui kedagi ei valita, kehtib reegel kõigile töötajatele.
NB! Reeglid kehtivad ainult tavalistele registreeritud töötundidele, mitte projektipõhistele töötundidele.
Start Date – Reegli alguskuupäev.
Start Time – Reegli alguskellaaeg.
End Date – Reegli lõppkuupäev.
End Time – Reegli lõppkellaaeg.
Operation – Toiming (nt Multiply, Add jne).
Value – Arvväärtus toimingu jaoks.
Description – Lühikirjeldus, nt “Öövahetus”.
Workers – Töötajate loend, kellele reegel kehtib. Kui tühjaks jäetud, kehtib kõigile.
Save Rule – Salvestab ja aktiveerib reegli.
NB! Reeglid mõjutavad ainult uusi tööaegade kirjeid, mitte juba sisestatud andmeid.
Settings
Üldseaded
Currency – Valuuta sümbol (nt €, EUR, $).
Timezone – Ajavöönd, oluline arvutuste ja kuupäevade täpsuse tagamiseks.
Light Theme – Vahetab tumeda teema heleda vastu.
Enable the reallocation of leftover task budget – Jaotab projekti eelarve jäägi madala jõudluskoefitsiendiga (<1.0) töötajalt kõrge koefitsiendiga (>1.0) töötajate vahel.
For the assesment task, use automatic step-up/down values – Jõudluskoefitsiendi määramiseks kasutatakse astmeid, s.t et koefitsienti ei arvutata mitte töötulemuste põhjal, vaid jõudluskoefitsient liigub teatud astme võrra üles või allapoole, sõltuvalt kas töötaja sooritas ülesande kiiremini või aeglasemalt kui eeldatav aeg.
Show worker performance gauge – Kuvab töötaja tulemuslikkuse mõõdikut töötaja vaates.
Reports
Detailne aruandlus töötajate kaupa.
Kuvatakse kõik töötajad ja nende töötunnid projektide ja ülesannete lõikes.
Kõiki aruandeid saab filtreerida ajavahemiku alusel.
NB! Raportid/aruanded on dünaamilised, s.t et raportit filtreerides ajaperioodi põhjal muutuvad ka arvestatud summad – näiteks on võimalik teha väljavõte viimase kuu kohta, või näiteks 3 nädala kohta, vms. sellise perioodi kohta.
NB! Raportites/aruannetes kuvatakse vaid administraatori poolt kinnitatud registreeritud töötunnid! S.t et kui töötajad on lisanud töötunde, mis on jäänud administraatori poolt ülevaatamata/kinnitamata, siis sellised töötunnid raportites ei kajastu!