Töögraafik vastab küsimusele, mis peaks juhtuma. Tööajakirje näitab, mis tegelikult juhtus. Projekt annab konteksti, mille nimel töö tehti. Kui need kolm infokihti on üksteisest eraldatud, peab juht need hiljem käsitsi kokku viima.
Väikese meeskonna puhul võib see tunduda lihtne. Probleem kasvab koos töötajate, projektide ja erandite arvuga. Keegi soovib vahetust muuta, projekt liigub teisele päevale, töötaja teeb plaanitust pikema päeva või jagab oma aja mitme ülesande vahel.
Planeerimine muutub kasulikuks siis, kui seda saab võrrelda tegelikkusega
Töögraafik üksi ei ütle, kas planeeritud töökorraldus tegelikult toimis. Tööajakirje üksi ei ütle, mida ettevõte algselt planeeris. Kui mõlemad on samas süsteemis, saab erinevusi näha ning tulevasi töögraafikuid paremini koostada.
Projekt annab tööajale tähenduse
Kaheksa töötatud tundi võivad olla ettevõtte jaoks väga erineva väärtusega. Need võivad kuluda ühele kliendiprojektile, jaguneda kolme töö vahel või sisaldada aega, mis ei olnud ühegi projekti osa. Projektiga seotud tööaeg annab juhile võimaluse näha, kuhu tööjõuressurss tegelikult kulub.
Vähem topeltsisestamist
Kui sama info sisestatakse graafikusse, tööajatabelisse ja projektiraportisse eraldi, suureneb vigade võimalus. Ühtne andmevoog tähendab, et töö käigus kogutud infot saab kasutada hiljem aruandluses ilma, et keegi peaks numbreid uuesti ümber kirjutama.
Parem sisend palgaarvestusele
Palgaarvestuse kvaliteet sõltub suuresti sellest, kui hea on sisendinfo. Kui tööaeg, projektid ja vajalikud reeglid on kuu jooksul korrektselt registreeritud ja üle vaadatud, on kuu lõpus oluliselt vähem küsimusi.
Hea tööjõusüsteem ei ole lihtsalt koht, kuhu päeva lõpus tunnid kirjutada. See on süsteem, mis ühendab plaani, tegeliku töö ja lõpliku aruandluse üheks loogiliseks protsessiks.