TascU kasutusjuhend
Kõigepealt tuleb registreerida TascU veebilehel ettevõttele/eraisikule kasutajakonto.
Peale registreerimist on võimalik alustada tasuta prooviperioodi.
NB! Tasub tähele panna, et TascU süsteemi on võimalik proovida eraldi serveris ning prooviperioodi ajal sisestatud andmed kustutatakse prooviperioodi lõppedes ning neid ei kanta hiljem üle toodangukeskkonda.
TascU kasutuselevõtmiseks tuleb logida sisse iseteeninduskeskkonda My TascU (Minu TascU) oma ettevõtte kasutajakontoga ning valida mitmele kasutajatele ning kui pikale perioodile soovite TascU kasutusele võtta.
Kasutades veebilehel pakutavaid makselahendusi, aktiveerub teenus mõne minuti jooksul peale makse sooritamist automaatselt.
Arvega tasumise puhul genereeritakse iseteeninduskeskkonda ning saadetakse ka registreerumisel kasutatud e-posti aadressile arve, mille tasumise järgselt aktiveeritakse teenus teie ettevõttele esimesel võimalusel, üldjuhul ühe tööpäeva jooksul - enamasti saame teenuse aktiveerida juba samal tööpäeval.
Kui teenus on aktiveeritud, saate hakata TascU süsteemi kohandama enda ettevõttele sobivaks.
Iseteeninduskeskkonnast leiate teile seadistatud TascU süsteemi URLi ja esmase administraatori kasutajatunnuse/parooli, millega sisse logida.
NB! Iseteeninduskeskkonnas saab seda parooli vaadata vaid ühe korra ning soovitav on see parool kuskile turvaliselt talletada.
Sisselogimiseks tuleb avada TascU süsteemi URL ning sisestada kasutajatunnus ja parool vastavatesse lahtritesse.
Token on teie ettevõttele määratud spetsiaalne sisselogimistunnus, mille valisite konto loomisel.
Kui olete TascU süsteemi sisse loginud, siis palume vahetada turvalisuse kaalutlustel esmase administraatori kasutaja parooli.
Seda saate teha, vajutades ekraani ülaserval menüüs nuppu "Workers".
Allpool kuvatakse aktiivsed kasutajad - vajutada vastava kasutaja juures nuppu "Edit", seejärel on võimalik muuta nii kasutajanime kui ka parooli, kui ka muid seadeid antud kasutaja kohta.
Roll (Role) jätta samaks, e. "Keep Existing Role".
Vajutades nupule "Update" tehakse vastavad muudatused.
Kui kasutajanimi/parool on muudetud, logitakse kasutaja automaatselt välja ning peate uuesti sisse logima, kasutades uut kasutajanime ja parooli.
Võite luua ka uue administraatoriõigustega kasutaja ning sellega sisse logides saate esmase administraatori konto kustutada.
Uue kasutaja loomine
Vajutage menüüs nupule "Workers".
Kui töötaja loomise vorm on peidetud, vajutage nupule "New/edit worker".
See avab kasutaja loomise vormi.
Sisestada tuleb kasutaja täisnimi (Name).
Kasutajanimi (Username).
Roll (Role). Võimalik on valida sisseehitatud rollide vahel Worker (tavatöötaja), Administrator (administraator), Viewer/Accounting (lugemisõigustega kasutaja nt. raamatupidaja), Lead (osakonna/tiimijuht), Security Lead (turvajuht).
Igal rollil on süsteemis erinevad õigused ning rollide õigusi on võimalik muuta menüülingilt "Roles".
Samuti on võimalik luua juurde uusi rolle erinevate ligipääsuõigustega.
Salary per Hour - Töötaja tunnitasu. Siia sisestada töötaja bruto tunnitasu.
Coefficient - Jõudluskoefitsient - vaikimisi on see 1.00.
Cumulative Coefficient - vaikimisi on see tühi ja võrdne Coefficient väärtusega.
Kasutaja loomisel koefitsiente otseselt määrata pole vaja, algselt on need alati 1.00.
Koefitsiente on administraatoril võimalik muuta käsitsi milliseks tahes, näiteks kui on teada, et töötaja töötab efektiivselt ning oluliselt kiiremini kui teised töötajad, siis võib määrata vastava jõudusluskoefitsiendi võrreldes tavapärase 1.00-ga. Näiteks kui normaaljuhul on töötaja efektsiivsus 100%, siis on koefitsient 1.00, küll aga kui töötaja on eriti efektiivne ja suudab töötada 150%-lise efektiivsusega võrreldes tavalise teise töötajaga, siis võib sisestada koefitsiendiks näiteks 1.50.
Samuti kui on teada, et töötaja jõudlus veel nii hea ei ole (nt. uus töötaja katseajal), võib sinna sisestada ka n.t 0.75 - mis tähendab sisuliselt seda, et töötaja jõudlus on tavalisest töötajast 75%. Või kui töötaja efektiivsus on poole võrra madalam kui teistel töötajatel tavapäraselt, võib sinna sisestada ka 0.50.
Töötaja profiilile määratud koefitsiendid on esmased, s.t koefitsiendid võivad määratud reeglite alusel automaatselt suureneda või väheneda - sõltub süsteemi seadistustest.
Workers aknas on võimalik keelata/lubada (Enable/Disable) töötajate sisselogimist süsteemi.
Samuti on võimalik kasutajaid kustutada (Delete).
NB! Kustutada saab vaid neid kasutajaid, kelle nimel ei ole sisestatud ühtki tööajakirjet!
Võimalik on ka vaadata, kellel mis tööülesanne parasjagu käsil on (Current projects), samuti on võimalik sealtsamast administraatoril lõpetada töötajal käimas olev töö/tööpäev või muuta töötaja olekut, n.t aktiveerida või lõpetada paus/lõunapaus.
Samuti on tabelis näha kõigi töötajate tunnitasud ning hetkel kehtivad jõudluskoefitsiendid.
Tulp "Updated by" näitab, kes töötaja profiili viimati muutis. Siin on oluline tähele panna seda, et kui mõni tööülesanne on määratud hinnatavaks e. "Assessment", siis võib "Updated by" väärtuseks olla ka projekti/tööülesande nimi.
Ehk siis kui mõni projekt/tööülesanne muudab töötaja jõudluskoefitsiente, on siin näha, millise töö tõttu koefitsient just selliseks muutus.
See võimaldab tagant järgi aru saada, kas jõudluskoefitsient on määratud administraatori poolt või on automaatselt kujunenud.
Kui töötajaid on palju, saab kasutada töötaja otsimiseks filtrit, mis asub töötajate tabeli ülaservas.
Projektid/Tööülesanded
Projektide/tööülesannete sisestamiseks ja vaatamiseks valida menüüst link "Projects".
Avaneb projektide/tööülesannete vaade.
Uue projekti/tööülesande lisamiseks vajuta nupule New/edit project.
Avanevasse vormi saab sisestada järgmised andmed:
Project number: vabalt valitud number või kombinatsioon projekti/tööülesande tähistamiseks. Sõltub ettevõtte töökorraldusest.
Project name: vabalt valitud nimi või nimetus projekti/tööülesande tähistamiseks.
Estimated Cost: vabalt valitud projekti/tööülesand eeldatav eelarve e. tasu.
Additional Cost: vabalt valitud projekti/tööülesande lisaeelarve e. tasu. Näiteks kui selgub, et algsest eelarvest jäi puudu.
Final Cost: Kogueelarve. See arvestatakse automaatselt, e. liidetakse kokku eeldatav eelarve (Estimated Cost) + lisaeelarve (Additional Cost).
Estimated Workhours: Vabalt valitud töötundide arv, mis peaks kuluma just selle projekti/ülesande teostamiseks.
Hourly Cost: arvestatakse automaatselt, valemi järgi Kogueelarve (Final cost) / Estimated Workhours (eeldatavad töötunnid).
Planned Start/Planned End: Vabalt valitud projekti algus ja lõpp. NB! Ei ole seotud töötundide arvestusega, vaid lihtsalt näitavad eeldatavat projekti/tööülesande alguse- ja lõpukuupäeva.
Kui andmed projekti/tööülesande kohta on sisestatud - vajutada nupule Add Project.
Allpool olevas tabelis peaks nüüd projekt/tööülesanne näha olema ning sellega on võimalik hakata siduma tööajakirjeid, s.t seda, et töötajad saavad alustada töötundide registreerimist just selle projekti/tööülesande külge.
Projektide/tööülesannete tabelis on kõik sisestatud info projekti/tööülesande kohta.
Tulp "Assign to" võimaldab määrata, millistel töötajatel on lubatud antud projekti/tööülesande külge tööajakirjeid sisestada. Kui kedagi ei ole valitud, siis on lubatud tööajakirjeid sisestada kõigil töötajatel.
Töötaja valimiseks tuleb "Assign to" väljalt valida töötaja(d), kes saavad tööajakirjeid selle projekti/tööülesande külge sisestada. Mitme töötaja valimiseks tuleb hoida all Ctrl klahvi ning vajutada soovitud töötajate nimedel.
Lõpuks vajutada samas olevat nuppu "Update".
Töötajate eemaldamiseks tuleb samuti vajutada töötaja nimel - mitme töötaja eemaldamiseks antud projekti küljest hoida all samuti Ctrl klahvi ning lõpuks vajutada "Update".
Lüliti "Assessment" (hindamine) lülitab sisse antud projekti hindamise e. siis võimaldab hinnata projekti/tööülesande täitmise efektiivsust, seda nii töötajapõhiselt (individuaaltöö) kui ka meeskonnapõhiselt.
Efektiivsuskoefitsiendid (nii töötajale kui projektile/tööülesandele) arvutatakse projekti/tööülesande sulgemisel ning selle eelduseks on see, et kõik projekti/tööülesande külge registreeritud tööajakirjed on määratud olekusse kinnitatud e. "Confirmed". Kui projekti/tööülesande külge on registreeritud töötunde, mis ei ole kinnitatud e. on olekus "Registered", ei ole võimalik projekti/tööülesannet sulgeda, vaid väljastatakse veateade.
Projekti/tööülesande sulgemiseks tuleb registreeritud töötunnid üle vaadata, menüülingilt "Workhours", need kinnitada ning projekt/tööülesanne sulgeda.
Seejärel arvutatakse välja ka efektiivsuskoefitsiendid.
Kui suletavaid projekte on rohkem kui 1, siis saab kasutada tabeli ülaservas olevat masstoimingute funktsiooni e. "Bulk Project Status".
Tabelist saab "linnukesega" ära määrata suletavad projektid/tööülesanded, mida korraga sulgeda ning määrata ära sealjuures ka sulgemise järjekorra.
Järjekorra määramine on oluline, sest iga projekt/tööülesanne saab muuta jõulduskoefitsiente suuremaks ja väiksemaks ning koefitsiendid arvutatakse selle põhjal kui täpselt eeldatav töötundide arv vastas tegelikule töötundide arvule ning sealjuures võidakse arvesse võtta ka juba väljakujunenud jõudluskoefitsiente (see sõltub seadistustest).
Projekti/tööülesande oleku muutmiseks võib valida tulbast "Project Status" kolme oleku vahel (Active - aktiivne, Closed - suletud, On Hold - ootel) ning vajutada lõpuks sealsamas nupule "Save".
Projekti/tööülesande andmete muutmiseks vajutada projekti juures nupule "Edit".
See avab uuesti projekti/tööülesande sisestamise vormi, ning võimalus on muuta kõiki andmeid.
Kui andmed on muudetud, vajutada seal samas nuppu "Update" - see kinnitab muudatused.
Töötundide lisamine/muutmine
Töötunide lisamiseks/muutmiseks, tuleb avada menüülink "Workhours"
Et lisada administraatori poolt töötajale tööajakirje, tuleb vajutada nupule "New/edit Workhour".
Avaneb tööajakirje lisamise vorm.
Project valikust tuleb valida projekt/tööülesanne, mille külge tööajakirje lisada.
Samast valikukastist on võimalik valida ka pausi (break)/lõunapausi (lunch) või tavalisi töötunde (workday hours).
Break - Tasustamata paus.
Lunch break - Lõunapaus, võib olla nii tasustatud (s.t tööaja sisse arvestatud) kui ka tasustamata. See sõltub seadistustest.
Workday hours - Tavalised töötunnid, e. projekti/tööülesandevälised töötunnid, n.ö tavapärane tunnipõhine tööajaarvestus.
Worker valikust tuleb valida töötaja, kelle nimele tööajakirje registreerida.
Start Date/Time - tööajakirje algus
End Date/Time - tööajakirje lõpp
Hours Worked - Tööajakirje kestus (arvestatakse automaatselt vastavalt algus- ja lõpuajale)
Salary at Time - Arvestatakse juhul, kui töötajale on määratud profiili külge tunnitasu ning tegu on tavatöötundide arvestusega.
Salary Earned - Arvestakse juhul, kui töötajale on määratud profiili külge tunnitasu ning tegu on tavatöötundide arvestusega.
Work Type - Vabas vormis lühikommentaar või kirjeldus, mis tööga/tööülesandega oli täpsemalt tegu.
Comment - Pikem kommentaar sisestatud tööajakirje kohta.
Kui väljad on täidetud, vajutada nupule Submit workhours. See sisestab tööajakirje süsteemi.
NB! Tööajakirje on alati algselt olekus "Registered" e. registreeritud ning ka selline kirje tuleb administraatoril hiljem kinnitada, e. märkida olekusse "Confirmed".
Töötundide tabelis on tööajakirjed sorteeritud projektipõhiselt.
Tööajakirjete täpsemaks otsimiseks ja kuvamiseks saab kasutada filtreid.
Tööajakirjeid on võimalik filtreerida paljude erinevate parameetrite järgi.
Tööajakirje oleku muutmiseks tuleb Status tulbast valida vastava tööajakirje juurest olek. Võimalik on valida kolme oleku vahel. Registered - registreeritud (kontrollimata), Confirmed - kinnitatud (kontrollitud), Paid - makstud (kontrollitud).
Olekut "Paid" on soovituslik kasutada juhul, kui on kasutusel ka raamatupidamisprogramm, kuhu on vastav kirje juba sisestatud e. n.ö juba arveldatud.
See võimaldab lihtsamini filtreerida tööajakirjeid ning eristada juba tegeletud kirjeid nendest, millega on veel administraatoril vaja tegeleda.
NB! Nagu eelnevalt ka kirjas, siis koefitsientide ja töötasu arvestuse juures kajastatakse vaid Confirmed/Paid e. kinnitatud/makstud tööajakirjeid.
Et korraga muuta palju tööajakirjeid, võib kasutada filtrite juures masstoimingute funktsioone, mis võimaldab muuta kõigi väljafiltreeritud tööajakirjete olekut korraga.
Selleks filtreerida tööajakirjed sobivalt, n.t kuupäeva, töötaja vms. järgi, ning kasutades tabeli ülaservas olevat tööriista "Change all found work hours".
Sealt tuleks valida tööajakirjetele sobiv uus olek, nt. "Confirmed" e. kinnitatud ja vajutada nupule "Update found".
Siis teostatakse tööajakirjete muutmine korraga kõigil leitud tööajakirjetele.
Jõudluskoefitsientide seadistamine
Vajutada menüülingile Coefficients
Avaneb koefitsientide muutmise aken.
Default Value - Vaikimisi koefitsient kõikidel töötajatel. Vaikimisi süsteemi poolt on määratud 1.00.
Min Value - Jõudluskoefitsiendi alumine piir, millest allapoole koefitsient ei saa liikuda.
Max Value - Jõudluskoefitsiendi ülemine piir, millest ülespoole koefitsient ei saa liikuda.
Auto Step Up - Koefitsiendi aste ülespoole, e. kui on määratud koefitsientide liikumine üles/allapoole astmetena, siis siia saab sisestada just selle väärtuse, mille võrra koefitsient muutub. N.t kui koefitsient on 1.00 ja siia määratud samm on 0.20, siis ülespoole liikudes järgmine koefitsiendi väärtus oleks 1.20.
Auto Step Down - Koefitsiendi aste allapoole, e. kui on määratud koefitsientide liikumine üles/allapoole astmetena, siis siia saab sisestada just selle väärtuse, mille võrra koefitsient muutub. N.t kui koefitsient on 1.00 ja siia määratud samm on 0.10, siis allapoole liikudes järgmise koefitsiendi väärtus oleks 0.90.
Works Count for Average - määrab projektide/ülesannete arvu, mille põhjal arvutatakse kumulatiivne keskmine jõudluskoefitsient. Vaikimisi on süsteemis siia määratud 1, mis tähendab seda, et kasutatakse viimast tööd jõudluskoefitsiendi arvutamiseks.
Kui siia sisestada näiteks 5, siis arvestatakse töötaja jõudluskoefitsient välja viimase 5 töö kumulatiivse keskmise koefitsiendi põhjal.
NB! Auto Step Up / Auto Step Down väärtusi kasutatakse vaid juhul kui vastav seadistus on seadetest e. menüülingilt "Settings" sisse lülitatud.
Automaatsete reeglite seadistamine
Reeglite aknas saab seadistada automaatsed reeglid töötasu arvestamiseks, juhul kui kasutusel on lisaks projekti/ülesandepõhisele arvestusele ka tavapärane e. tunnipõhine töötasu arvestus.
Siit on võimalik sisse lülitada ka Eesti tööajaarvestuse reeglistik (Estonian legislation presets)
"Public holiday: Effetive 2.00x" - lülitab sisse riigpühal automaatse topelttasu. NB! See kehtib vaid registreeritud tavatöötundide puhul - projekti/ülesandepõhisele arvestusele see reegel ei rakendu!
"Night work 22:00-06:00 effective 1.25x" - lülitab sisse öötöö lisatasu, ehk korrutab ööajal tehtud töö tunnitasu automaatselt 1,25x. NB! See kehtib vaid registreeritud tavatöötundide puhul - projekti/ülesandepõhisele arvestusele see reegel ei rakendu!
"Monetary overtime: effective 1.50x" - Korrutab ületundide tunnitasu 1.5-ga. NB! See reegel rakendub vaid registreeritud tavatöötundide puhul - projekti/ülesandepõhisele arvestusele see reegel ei rakendu!
Overtime detection basis - võimaldab määrata ületunnitöö arvestust erineval viisil.
Valikuks on:
"Automatic: weekly for ordinary/accounting periood for summarized" - automaatne ületundide arvestus nädala/raamatupidamisperioodi põhiselt.
Daily baseline - igapäevane arvestus, s.t reeglid rakendatakse kui töötaja ületab päevaseid normtunde.
Weekly baseline - nädalapõhine arvestus, s.t reeglid rakendatakse kui töötaja ületab nädalasi normtunde.
Monthly baseline - arvestab kuu normtunde, s.t reeglid rakendatakse kui töötaja ületab kuiseid normtunde.
Legislation preset position - võimaldab määrata, kas Eestis kasutatavad tööajaarvestuse reeglid rakendatakse enne või pärast ettevõtte poolt sisestatud reegleid.
Allpool ongi võimalik lisada reegleid, mis muudatavad töötasu arvestamist, kindlate reeglite järgi.
Näiteks on võimalik defineerida, kindlad kuupäevad ja/või kellaajad, millal töötasu arvestatakse teistmoodi kui tavapäraselt.
Määrata on võimalik sellised reeglid ka ainult kindlatele töötajatele või kõigile töötajatele.
Reeglid võimaldavad teha töötaja tunnitasuga automaatseid matemaatilisi arvutusi.
Toetatud tehted on liitmine(Add), lahutamine(Subtract), korrutamine(Multiply) ja jagamine(Divide) ning ka töötaja tunnitasule määratud protsendi lisamine(Add % of base hourly rate).
Sisuliselt tähendab reegel seda, et teatud ajal, või igal ajal, määratud töötajatele või kõigile töötajatele, arvutatakse töötasu vastavalt reeglile automaatselt ümber.
Lihtsustatult on võimalik teha näiteks selliseid reegleid:
--> Iga päev, peale kella 19:00, kõigil töötajatel korrutatakse tunnitasu 1.5-ga
--> Kuupäeval 09.09.2026 liidetakse tunnitasule 5€.
--> 12.11.2026 peale kella 15:00 korrutatakse tunnitasu töötajal Peeter Tamm 2.0-ga.
Antud süsteem võimaldab vähendada käsitööd, kui teatud juhtudel on vaja automaatselt muuta töötajate tunnitasu arvestust, arvestades ettevõtte ning tööspetsiifikat.
Raportid
Raportite genereerimiseks tuleb vajutada menüülingil Reports.
Filter by Date - võimaldab määrata raportis kajastuva ajaperioodi. Võimalik on kasutada eeldefineeritud kiirperioode, n.t Today (täna), Yesterday (eile), Current week (käesolev nädal), Previous week (eelmine nädal), Current month (käesolev kuu), Previous month (eelmine kuu), Custom period (määratud periood).
Nupp Configure report - võimaldab täpselt määrata, mida ja kuidas raportis kajastada ning kuidas sorteerida.
Ühtlasi on võimalik määrata, ka töötajad, kelle kohta raport teha.
Vajutades nupule "Generate Report", genereeritakse raport vastavalt määratud seadistusele.
Genereeritud raportit on võimalik alla laadida ka erinevates failiformaatides (csv, xls, xlsx) - võimaldamaks andmete töötlemist teistes programmides.
Iga töötaja kohta on võimalik raport väljastada ka eraldi - kui raporti seadetes on märgitud kõik töötajad, siis iga töötaja töötundide juures on võimalus vastavat infot ka alla laadida, nii et raportis kajastuks vaid selle töötaja töötundide info.
NB! Raportid on dünaamilised, ehk genereeritakse automaatselt süsteemis oleva jooksva info põhjal, vastavalt seadistatud filtritele ning ajaperioodile. Genereeritud raporteid süsteemi ei salvestata.
Ehk siis näiteks kui perioodiks määrata pikem ajavahemik kui 1 kuu, näidatakse arvestatud töötasu, töötunde jms ka kokku vastavalt filtreeritud perioodile (täpselt samuti, kui andmed filtreerida näiteks ühe nädala kohta, kajastub raportis täpselt määratud perioodi peale arvestatud töötunnid ning töötasu).
Kohustuslikud juhised (sise- ja tööeeskirjad)
TascU süsteem võimaldab sisestada ka kõigile töötajatele kohustusliku töösisekorraeeskirjade jms. informatsiooni, mis tuleb läbi lugeda ning töötaja poolt ka kinnitada.
Kohustuslike juhiste lisamiseks tuleb vajutada menüülingile "Instructions".
Vajutada seejärel "New Document" nupule ning lisada pealkiri kasti "Title" näiteks "Töö sisekorraeeskirjad".
"Applies from" määrab kuupäeva millest alates eeskirjad kehtivad.
"Who must read this document" - vaikimisi "Everyone" e. kõik, kuid saab ka määrata ainult üksikud töötajad, kes peavad antud eeskirja lugema ning kinnitama.
"Instruction" - Siia kasti tuleb kirjutada vabas vormis eeskirjad või muud kohustuslikud juhised.
"Save draft" nupp - Võimaldab salvestada eeskirjade mustandi, juhuks kui eeskirjad ei ole veel lõplikult süsteemi sisestatud.
"Publish/replace current revision" - Salvestab/avaldab viimase versiooni eeskirjadest. Kui eeskirjad on avaldatud, peavad kõik töötajad antud eeskirjad läbi lugema ning kinnitama, kui nad süsteemi sisse logivad.
"Remove current revision" - Eemaldab viimase kehtiva versiooni eeskirjadest.
"Delete document + history" - Eemaldab kehtiva eeskirjade versiooni, koos kõikide eelnevate versioonidega antud eeskirjast.
Kui eeskirjad on avaldatud, siis "Instructions" menüülingilt on võimalik ka jälgida, kes on avaldatud dokumente lugenud ja kinnitanud.
Töögraafikud
Töögraafikuid on võimalik koostada, vajutades menüülingile "Presence"
Avaneb töögraafikute koostamise süsteem.
Esmalt tuleks valida sobivad seaded, nupust "Presence Settings".
Avaneb seadistusaken, milles on järgnevad kaardid:
Kaart "People" - Kellele töögraafikuid rakendada?
Kaart "Automation" - Automatiseerimisreeglid, mis muudavad töögraafikute koostamise kiiremaks ja mugavamaks:
"Pending absence requests" - mida teha kinnitamata puudumissoovidega?
----> "Stop and show me first" - küsib üle, kas kinnitada iga ootel puudumissoov
----> "Approve automatically before scheduling" - kinnitab automaatselt kõik ootel puudumissoovid
----> "Ignore pending requests while scheduling" - jätab ootel puudumissoovid tähelepanuta, e. koostab graafiku neist sõltumata.
"Replacement volunteers - Let workers voluteer to cover someone's planned work - lubab töötajatel üksteist võimalusel asendada.
"Auto use a suitable volunteer - Use the first suitable volunteer after the absence is approved." - kui administraator on puudumise kinnitanud, lubab automaatselt lisada graafikusse sobiva asendaja.
"Public holidays" - võimaldab määrata, kuidas töögraafik koostada riigipühadel:
--> "Automatic free day for everyone" - Graafiku koostamisel lisatakse riigipüha korral kõigile töötajatele automaatselt vaba päev.
--> "Selected people may or must work" - Võimaldab valida, kes peavad/saavad töötada riigipühal.
Kaart "Replacements"
Võimaldab määrata kes saab keda asendada.
Lisada igale töötajale sobivad asendajad ning lõpuks vajutada nupule "Save replacement rules".
Kaart "Saved patterns"
Võimaldab salvestada graafikute koostamise põhjasid, mida saab järgmiste graafikute genereerimisel uuesti kasutada.
Töögraafikute koostamine
Töögraafikuid on võimalik koostada lihtsalt inimesi kalendrisse "tõstes", või valides vasakult inimese nime (võimalik on valida ka mitu inimest korraga) ning klikata kalendris soovitud päevale. Avaneb täpsem aken töötajate graafikusse lisamiseks.
Lihtsamaks graafikute genereerimiseks vajutada nupule "Quick Schedule", avaneb graafiku kiirkoostamise aken, kus määrates ära sobivad seaded, genereeritakse graafik soovitud perioodile ning määratud reeglitele automaatselt.
Täpsemaks graafikute genereerimiseks vajutada nupule "Smart Schedule", avaneb detailne graafikute koostamise aken, kus on võimalik väga täpsemalt määrata, kuidas ning milliste reeglite alusel graafik koostatakse - võimalik on planeerida vahetusi, inimesi kes peavad üheaegselt tööl olema jpm.
"Copy Schedule" - võimaldab kopeerida mõne juba olemasoleva nädala või ajaperioodi graafikut järgmisesse ajaperioodi.
"Schedule tools" - võimaldab eemaldada töögraafiku kindlal ajaperioodil või asendada töötajaid teiste töötajatega. N.t lahkunud töötajate asemel.
"Reset Presence Data" - võimaldab puhastada korraga kogu töögraafiku ning kõik sellega seotud seadistused, ehk n.ö alustada algusest. Vajalik juhul, kui soovitakse alustada graafikute koostamist n.ö "puhtalt lehelt". NB! Selle funktsiooni kasutamine kustutab kõik sisestatud töögraafikud ning ka seadistusted (sõltub, mida kustutamiseks määrata).
Sisestatud tööajakirjeid antud funktsioon kuidagi ei mõjuta!
Puudumissoovide kinnitamine
Kui töötajad saadavad oma rakendusest puudumissoove, tuleb administraatoril need kinnitada.
Logida sisse TascU süsteemi, ning kohaoleku moodulis on näha ootel puudumissoov.
Puudumissoovi on võimalik kinnitada, vajutades selle peale, seejärel avaneb Presence töögraafikute süsteem, kus vastav soov on näha ekraani vasakus servas, sealt on võimalik see avada, ning avanevas aknas kinnitada või tagasi lükata.
Graafikus muudatuste tegemine
Graafikus muudatuste tegemiseks tuleb lihtsalt vajutada soovitud kirje peal, ning avaneb seadistusaken, mille kaudu saab kirjet graafikus muuta - n.t tööpäev või vahetus muuta vabaks päevaks, haiguseks, puhkuseks või muuks.
Samuti on võimalik samamoodi muuta tööaega ja kõiki muid seadeid.
TascU seadistuste muutmine
Seadistusi on võimalik muuta menüülingilt "Settings".
Avaneb seadistuste muutmise aken.
Võimalikud seadistused:
Currency – Valuuta sümbol (nt €, EUR, $ või midagi muud).
Timezone – Ajavöönd, oluline arvutuste ja kuupäevade täpsuse tagamiseks.
Enable budget reallocation for individual works – Jaotab projekti eelarve jäägi madala jõudluskoefitsiendiga (<1.0) töötajalt kõrge koefitsiendiga (>1.0) töötajate vahel.
Use automatic step-up/down values for task assessments – Jõudluskoefitsiendi määramiseks kasutatakse astmeid, s.t et koefitsienti ei arvutata mitte töötulemuste põhjal, vaid jõudluskoefitsient liigub teatud astme võrra üles või allapoole, sõltuvalt kas töötaja sooritas ülesande kiiremini või aeglasemalt kui eeldatav aeg.
Enable assessments by default - aktiveerib vaikimisi tööde hindamise, s.t kõikidel uutel lisatud töödel on hindamine sisselülitatud.
Show worker performance gauge – Kuvab töötaja tulemuslikkuse mõõdikut töötaja vaates.
Enable traditional work hour logging - Võimaldab lisaks sisse lülitada tundide traditsioonilise logimise.
Allow multiple active projects - Lubab töötajatel alustada mitut samaaegset projekti.
Count lunch break as paid working time - Arvestab lõunapausi tasustatud tööaja sisse.
Track GPS coordinates for worker work actions - Lülitab tööajakirjete registreerimisel GPS'i sisse/välja
When GPS cannot be obtained - Määrab ära, mis juhtub, kui GPS signaal pole kättesaadav - Require GPS; fail action if unavailable (kui GPS signaal puudub, tuleb veateade ning tööajakirjet ei saa registreerida) / Allow action without GPS (kui GPS signaal puudub, siis registreeritakse tööajakirje, sõltumata GPS signaali olemasolust).
Allow workers to add checklist items - Lubab töötajatel lisada projektile alamülesandeid.
Allow TascU remote support - Lubab TascU klienditoel kliendi TascU süsteemi sisse logida, võimaldamaks vajadusel kaugtuge. Kui see seadistus on väljalülitatud, ei ole võimalik TascU klienditoel kliendisüsteemi sisse logida, ega selle sisu näha.
Erandjuhtudeks on olemas "Emergency" režiim, mida kasutatakse vaid erandjuhtudel (kliendiga kooskõlastades) ning selle režiimi kasutamine on rangelt reguleeritud ning auditeeritud.
Automatic break/lunch schedule - Võimaldab aktiveerida teatud kellaajal automaatsed (lõuna)pausid.
Reeglid tuleb lisada süntaksina: DAYS HH:MM BREAK|LUNCH MINUTES Y|N
Days: päevad, millal reeglit rakendatakse, n.t vahemik MON-FRI või kindlad päevad MON,TUE,FRI või * kõigil nädalapäevadel.
Y - lõpetab käimasoleva töö ja jätkab automaatselt peale pausi; N - lõpetab käimasoleva töö, kuid ei jätka automaatselt peale pausi.
Read, mille ees on "#" sümbol, on kommentaarid ja neid ei arvestata.
Jättes lahtri tühjaks, või sisestades 0 või OFF, ei rakendata auomaatseid reegleid.
Tekstikasti on võimalik lisada samaaegselt mitu erinevat reeglit, selleks tuleb need salvestada lihtsalt üksteise alla.
Näide: MON-FRI 12:00 LUNCH 60 Y - Aktiveerib 60-ks minutiks lõunapausi, igal tööpäeval E-R, kell 12:00; kui paus saab läbi, aktiveeritakse eelnevalt pooleli jäänud tööd.
Näide: SAT,SUN 15:00 BREAK 30 Y - Aktiveerib 30-ks minutiks puhkepausi, laupäeviti ja pühapäeviti, kell 15:00; kui paus saab läbi, aktiveeritakse eelnevalt pooleli jäänud tööd.
Näide: MON-FRI 13:00 LUNCH 45 N - Aktiveerib 45-ks minutiks lõunapausi, igal tööpäeval E-R, kell 13:00; kui paus saab läbi, ei aktiveerita eelnevalt pooleli jäänud töid, s.t iga töötaja peab projekti või tundide lugemise uuesti alustama.
Näide: MON-FRI 17:00 END - Aktiveerib automaatse tööpäeva lõpu, s.t lõpetab automaatselt kõik käimasolevad tööd, igal tööpäeval E-R, kell 17:00. Selle seade puhul ei ole vaja Y/N lisaparameetrit.
Enable Ordinary Workhours Compliance - lülitab sisse tavatööaja reeglistiku
Calendar country override - võimaldab määrata riigis kasutatava kalendri
Ordinary hours per workday - normtöötundide arv ühel päeval
Ordinary weekly hours - normtöötundide arv ühes nädalas
Shortened workday reduction - lühendatud tööpäeva vähendatud töötundide arv
Apply workday/holiday calendar to automatic breaks and lunch - määrab ära kas automaatsed pausid rakenduvad ka puhkepäevadel
End ordinary workhours earlier on shortened days - lõpetab töötajate tööpäeva lühendatud tööpäeval automaatselt varem
Show public holidays/shortened days in Presence - näitab riigipühasid ja lühendatud tööpäevi töögraafikus
Worktime accounting mode - tavapärane või summeeritud tööaeg
Summarized accounting periood - summeeritud tööaja periood kuudes
Summarized period anchor - summeeritud tööaja alguspunkt, millest alates summeeritud tööaega arvestatakse
Minimum weekly rest for summarized worktime - minimaalne puhkeaeg nädalas (tunde)
Presence compliance enforcement - Võimaldab määrata kas reegleid rakendatakse töögraafikule jäigalt, s.t et reeglitele mittevastava graafiku sisestamine ei ole võimalik/reeglid ei ole jäigad, s.t võimalus on luua töögraafik sõltumata seatud reeglitest/või reeglitele mittevastavusest lihtsalt teavitatakse kuid lubatakse endiselt töögraafik sisestada.
Maximum work in 24 hours - ühes ööpäevas lubatud maksimaalne töötundide arv
Minimum daily rest - minimaalne ühe ööpäeva puhkeperiood tundides
Minimum weekly rest - minimaalne ühe nädala puhkeperiood tundides
Maximum average weekly work including overtime - maksimaalne keskmine töötundide aeg nädalas, koos ületunnitööga
Konfiguratsiooni ülevaade e. Conf Review
See on ülevaatlik ja üksikasjalik raport kõikidest süsteemiseadistustest, mis on parasjagu sisse/välja lülitatud.
Süsteemi logi e. Audit Log
Süsteemi logi on võimalik vaadata, klikates menüülingil Audit Log.
Süsteemi logis on kirjas koos kasutajanime ning täpse kuupäeva ja kellaajaga kõik TascU süsteemis tehtud toimingud, s.h sisse-välja logimised, konfiguratsioonimuutmised, tööajakirjete muutmised jms. oluline info.
Süsteemi logi saab lülitada sisse/välja ainult vastavate rollidega/õigustega kasutaja.
Turvalisuse kaalutlusel on soovitav süsteemi logi lugemine/sisse-väljalülitamine või logi kustutamine lubamine vaid kindlale inimesele, n.t turvajuht vms.
Vastavaid õigusi/rolle on võimalik muuta menüüst "Roles".
API kasutamine
TascU süsteem toetab ka süsteemi kasutamist läbi API.
API funktsioonide lubamiseks palume ühendust võtta meie klienditoega, kes saab vastava funktsiooni sisse lülitada.
API võimaldab liidestada TascU süsteemiga teisi süsteeme, n.t kaardi/kiibilugejad, raamatupidamisprogrammid jpm.